Politique de confidentialité

Nous avons à cœur la protection de vos renseignements personnels

1. Objectif de la politique

Nous avons à cœur la protection de vos renseignements personnels. La présente politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») décrit l’orientation et les pratiques actuelles des YMCA du Québec (le « YMCA ») relativement aux renseignements personnels que nous recueillons directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de nos sites Internet et d’autres plateformes de média social (le « Service »).

Elle décrit en outre la manière dont nous utilisons ces informations et les mesures que nous prenons pour garantir leur sécurité.

2. Lois applicables

La présente politique est régie et interprétée conformément aux lois de la province de Québec (Canada) et les lois du Canada applicables aux contrats intervenus entre les résident.e.s du Québec et exécutés par ceux-ci et celles-ci. Par la présente, vous vous soumettez irrévocablement à la compétence des tribunaux du district de Montréal, dans la province de Québec.

3. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

L’expression « renseignements personnels » renvoie à l’information nominative vous concernant, notamment votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.

Les renseignements personnels recueillis correspondent généralement à une ou à plusieurs des catégories suivantes :

  • Renseignements d’identification : Nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale.
  • Renseignements techniques ou numériques : Adresse IP, date et heure de connexion, pages visitées.
  • Renseignements financiers : Informations de paiement, type et montant d’un don.
  • Renseignements de santé : Sexe à la naissance, antécédents de santé, prise de médicament, numéro d’assurance maladie.
  • Renseignements démographiques : Âge (date de naissance), origine ethnique, nationalité, lieu de résidence, passeport.

4. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Nous ne recueillons, utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement, lors de vos interactions avec le YMCA ou lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site Internet. Il peut cependant arriver que nous obtenions vos renseignements de la part de tiers, à condition que vous ayez donné votre consentement au préalable ou que la législation nous y autorise, par exemple, en cas de recueil auprès d’agences gouvernementales, d’établissements
bancaires ou d’autres prestataires.

En règle générale, la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels se font avec votre consentement. Néanmoins, il existe des circonstances où la loi nous autorise à traiter vos données personnelles sans votre consentement explicite, comme lorsqu’une obligation légale nous contraint à divulguer vos renseignements à la suite d’une convocation judiciaire ou d’une décision de justice.

Lorsque vous nous contactez, que vous soumettez volontairement vos renseignements personnels par l’entremise d’un formulaire ou que vous visitez notre site Internet, vous acceptez que nous collections, utilisions et partagions vos renseignements conformément à notre Politique de confidentialité. Si vous nous fournissez des renseignements personnels appartenant à un tiers, vous affirmez avoir obtenu le consentement nécessaire ou être habileté à nous autoriser à collecter, à utiliser et à partager ces renseignements conformément à ladite politique.

5. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements personnels ?

Nous utilisons vos renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos activités, par exemple, pour traiter les abonnements et les inscriptions à nos services, pour traiter vos dons, ainsi que pour répondre à vos questions et demandes d’information. Nous pouvons également, avec votre consentement, utiliser vos renseignements personnels pour :

  • vous fournir des renseignements susceptibles de vous intéresser, notamment en ce qui concerne nos services et activités;
  • communiquer avec vous afin de vous remercier et de vous informer de l’impact de votre don ou de votre contribution;
  • traiter et résoudre les plaintes et collecter les commentaires pour évaluer votre niveau de satisfaction;
  • produire sous forme anonymisée des statistiques et développer et améliorer nos services;
  • toutes autres fins autorisées par la loi.

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des tiers non liés et nous ne vendons ni ne distribuons vos renseignements personnels à ceux-ci, sauf dans les cas limités suivants :

  • vos renseignements personnels peuvent être transférés à des tiers qui agissent pour nous conformément aux objectifs de cueillette de renseignements auxquels vous avez consenti. Par exemple, il est possible qu’un tiers ait accès à vos renseignements personnels pour traiter les envois postaux pour notre compte;
  • nous pouvons partager ou transférer les renseignements qui figurent dans nos bases de données pour nous conformer à une exigence prévue par la loi, pour l’administration de la justice, pour protéger vos intérêts, pour protéger la sécurité ou l’intégrité de nos bases de données ou du Service, pour prendre des précautions à l’égard de responsabilités légales ou dans le cas d’une restructuration, d’une dissolution ou d’un événement semblable.

Avant de divulguer des renseignements personnels à un tiers, nous exigeons contractuellement que les tiers prennent les mesures nécessaires pour protéger ces renseignements selon les exigences du YMCA minimalement.

Seul.e.s les membres de notre personnel et bénévoles ayant besoin d’accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions auront accès à ceux-ci. Ces employé.e.s et bénévoles ont été formé.e.s pour traiter ces renseignements de façon appropriée et conformément à nos strictes normes de confidentialité.

Cela dit, il est toujours recommandé de ne pas nous acheminer des renseignements personnels ou confidentiels non nécessaires à l’exercice de nos activités. Le YMCA s’engage à traiter uniquement la quantité minimale de renseignements personnels nécessaires aux fins données ou spécifiées.

6. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous prenons les mesures adéquates conformément aux meilleures pratiques de l’industrie pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisés. Une politique de sécurité de l’information est en vigueur pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Malgré cela, aucun mécanisme de sécurité ne peut garantir une protection parfaite, et il existera toujours un certain risque résiduel.

Notre organisme utilise des systèmes de dossiers sécurisés, une gestion efficace des identités et des accès et des protections physiques pour protéger vos informations, le tout conformément aux lois et aux réglementations en vigueur.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les renseignements personnels qui figurent dans nos bases de données demeurent fiables, exacts, complets et à jour, ainsi qu’à protéger le caractère confidentiel et la sécurité de nos bases de données.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la période nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels ces renseignements personnels ont été recueillis ou jusqu’au retrait de votre consentement, et ainsi respecter nos devoirs légaux et réglementaires. Passé ce temps, nous procéderons à une suppression sécurisée de vos données ou à leur anonymisation selon les exigences du calendrier de conservation mis en place par le YMCA.

Le Service peut comprendre des hyperliens vers des sites Internet qui ne sont pas exploités ou supervisés par nous. La présente politique ne vise pas les renseignements personnels recueillis sur ces sites et nous vous prions d’examiner toute politique sur la protection des renseignements personnels affichée sur un site que vous visitez avant d’utiliser le site ou de fournir vos renseignements personnels.

L’Internet est composé d’un grand nombre de connexions internationales. Si vous utilisez le Service à partir d’un pays autre que celui dans lequel le serveur est situé (le Canada), les diverses communications feront nécessairement en sorte que les renseignements traverseront les frontières internationales. En utilisant le Service, vous acceptez ces transferts.

7. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

Vous bénéficiez des droits ci-dessous :

  • le droit de consulter vos renseignements personnels;
  • le droit de rectifier ou de mettre à jour vos renseignements personnels;
  • lorsque cela est pertinent, le droit de révoquer votre consentement concernant l’usage ou la divulgation de vos renseignements personnels;
  • le droit de déposer une plainte relativement au traitement ou à l’utilisation de vos renseignements personnels.

8. Comment communiquer avec nous ?

Pour exercer vos droits, acheminer toute demande d’information, question, ou formuler une plainte en lien avec vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre :

  • responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) vice-président – TI, Installations et gestion des actifs immobiliers confidentialite@ymcaquebec.org

9. Mise à jour de la politique

Notre politique est sujette à modification périodique pour refléter les ajustements législatifs ou opérationnels au sein de notre organisme. Bien que des notifications de mise à jour puissent être envoyées, la publication de la Politique actualisée sera considérée comme étant une notification adéquate. En poursuivant l’utilisation de notre site Internet, vous acceptez implicitement la présente Politique et toutes ses mises à jour.

10. Documents connexes

Témoins : Déclaration d’utilisation des témoins.

La dernière mise à jour de la présente politique a eu lieu le 15 octobre 2024.

Infolettre des YMCA du Québec